Los administradores de propiedades en una comunidad de propietarios tienen un papel importante que desempeñar y definitivamente deberían ser adecuados para este puesto. A continuación, explicamos cómo ustedes, como comunidad de propietarios, pueden encontrar a la persona adecuada y qué sucede cuando es necesario encontrar un nuevo administrador de propiedades.
El administrador de la propiedad de un complejo residencial tiene una posición poderosa: tiene los fondos de la asociación de propietarios (WEG). Convoca reuniones de propietarios e implementa las resoluciones aprobadas allí. Se ocupa de las reparaciones y el mantenimiento de la propiedad comunal. Para hacer esto, debe realizar un seguimiento de la compleja ley de propiedad residencial. Eso requiere (sobre todo) un profesional.
Encuentra un administrador de propiedades
En principio, un WEG también puede administrarse a sí mismo. Esto puede funcionar para un pequeño complejo residencial. Pero tan pronto como solo un propietario quiere un administrador "real", la comunidad debe nombrar uno. Para hacer esto, primero necesita una selección de candidatos. “Debería haber tres ofertas. De lo contrario, la falta de alternativas puede llevar a los propietarios a impugnar con éxito la decisión de la orden ", dice Annett Engel-Lindner, abogada especializada en derecho de arrendamiento y condominios.
Al investigar, la comunidad (o los miembros que la cuidan) pueden enfocarse en candidatos cercanos. Después de todo, las distancias cortas son importantes para que el administrador pueda comprobar la propiedad periódicamente más adelante. La primera inspección debería haber tenido lugar antes de las elecciones. Julia Wagner, de la asociación de propietarios Haus & Grund Alemania, explica por qué: "Los candidatos deben conocer el complejo residencial para poder presentar una oferta bien fundada".
¿Qué hace a un buen administrador?
Una buena conexión con el administrador de su propiedad debe ser una prioridad para la asociación de propietarios. Para que tenga éxito, preste atención al comando número uno: como comunidad, elija al profesional que realmente se adapte a usted, que pueda proporcionar referencias, que exuda competencia y profesionalismo y que parezca agradable para usted.
A menudo, un mal administrador de propiedades solo puede ser reconocido más tarde si, por ejemplo, ha dado a los propietarios un mal consejo sobre el mantenimiento y se ha invertido una gran cantidad de dinero incorrectamente. Así que razón suficiente para que los propietarios elijan al gerente cuidadosamente y lo vigilen de cerca. Afortunadamente, una ley de administradores de propiedades entró en vigencia en el verano de 2018. Ahora necesita aprobación. Solo obtienen esto si pueden demostrar confiabilidad, circunstancias financieras adecuadas y la suscripción de un seguro de responsabilidad profesional, así como si asisten regularmente a cursos de capacitación.
La preselección del administrador de la propiedad
De antemano, el consejo asesor de gestión o las personas preseleccionadas deben negociar de manera específica para poder proponer tres sociedades gestoras a los propietarios de los apartamentos. Luego, el candidato es elegido por mayoría simple por un máximo de cinco años. El contrato de gestión regula sus funciones y retribuciones, así como la duración del nombramiento. La cantidad de libertad que una comunidad de propietarios otorga al administrador de la propiedad puede ser determinada por ellos.
Cualquiera que se encargue de la preselección debe crear una lista de verificación con todos los puntos que se requieren del candidato. Entonces la decisión es objetiva e independiente del precio y la persona. Además del seguro de responsabilidad comercial prescrito en la aprobación, esto también incluye seguro de responsabilidad por pérdidas financieras y fidelidad. Además, el solicitante debe tener una oficina profesional para que los propietarios puedan comunicarse con él y se le proporcione un sustituto durante la temporada de vacaciones. El administrador también debe tener en cuenta las características especiales del sistema individual. Desafortunadamente, algunos solicitantes solo ofrecen un nivel bajo.
El administrador de propiedades ideal debe cumplir una serie de requisitos.
El contrato de gestión
La mayoría de las veces, el administrador de la propiedad presenta un borrador que suele tener en cuenta sus intereses. "Por lo tanto, los propietarios deberían analizarlo críticamente", recomienda Gabriele Heinrich de la asociación de protección al consumidor "Vivir en una propiedad". Por ejemplo, el contrato de gestión debe dar a los propietarios opciones de control, por ejemplo, obligar al administrador de la propiedad a cobrar los pagos de la casa a los copropietarios que no estén dispuestos a pagar, a enviar las actas de la reunión de propietarios en un plazo de dos a tres semanas y a obtener la aprobación del consejo asesor para los contratos con artesanos que superen una determinada cantidad. Si el contrato prevé pagos especiales para el administrador, se debe verificar su elegibilidad.
Deberes legales del administrador
- Medidas para el correcto mantenimiento y reparación de la propiedad comunal
- Realizar y recibir pagos y servicios
- Gestionar los fondos recibidos
- Afirmación de reclamaciones por la asociación de propietarios
- llevar una cuenta
- poderes adicionales, por ejemplo, convocar, presidir y redactar actas de las resoluciones de la junta de propietarios de apartamentos
- Realización del proceso de toma de decisiones
“Una buena administración no solo tiene conocimientos comerciales sino también técnicos. Y hay contactos personales ”, dice Gabriele Heinrich. “Una administración en funcionamiento reacciona rápidamente a las notificaciones de defectos y documenta los resultados. Supervisa el estado de los edificios, insiste en las reformas, la formación de reservas y se hace cargo de la mediación en los conflictos entre propietarios ”. Para las administraciones, también es indispensable un seguro de responsabilidad civil por daños comerciales y patrimoniales. Cuanto más grande sea el sistema, mayor debería ser la cobertura. Un seguro de fidelidad protege contra daños intencionales causados por empleados de la administración.
Gestión de cuentas correcta e incorrecta
La tarea central del administrador es monitorear los ingresos y gastos de la asociación de propietarios (WEG). Las cuentas de los propietarios siguen siendo a menudo las llamadas cuentas fiduciarias, que se ejecutan a nombre del administrador de la propiedad. "Hoy, sin embargo, solo son aceptables las cuentas de la comunidad de propietarios", dice Heinrich. Ventaja para ambas partes: los derechos recaen inequívocamente en la comunidad, el administrador solo se hace cargo de la gestión de la cuenta en nombre del propietario. Estas cuentas en moneda extranjera ofrecen más seguridad en caso de quiebra o fallecimiento del administrador y son más fáciles de controlar para los propietarios.Además, la comunidad debe restringir el poder de disposición del administrador sobre la cuenta y hacer que esto dependa del consentimiento del propietario del apartamento o de la junta asesora, por ejemplo, para la cuenta de reserva o de ciertas cantidades.
La remuneración del administrador de la propiedad.
La tarifa de gestión es libremente negociable. Depende del estándar técnico y del tamaño de la propiedad. Regla de oro: cuantas más unidades tiene un sistema, más barata es la remuneración. El rango oscila entre 25 y 30 euros mensuales por unidad residencial. El profesional puede aplicar una remuneración especial por servicios como la aprobación del administrador para la venta de un apartamento. No existe una retribución adicional por la gestión del cobro de acuerdos, aunque esté previsto en el contrato de gestión.
Despido del administrador
A menudo, el administrador está protegido por un pasaje en el contrato: que solo puede ser llamado por una razón importante, por ejemplo, si otorga arbitrariamente órdenes de reparaciones importantes. Ha resultado útil acordar un período de cita con uno o dos años de antelación. Tiempo suficiente para que ambas partes revisen su relación, sin tener que esperar juntas durante un tiempo innecesariamente largo si la colaboración no funciona.
Relevo del administrador inmobiliario
Muchos propietarios de apartamentos no saben si deben relevar al administrador de la propiedad en la reunión de propietarios. "Con la baja renuncia a su derecho a una indemnización por todos los errores conocidos o reconocibles del administrador durante la baja", advierte Heinrich. Por lo tanto, esto siempre debe considerarse cuidadosamente.
Cambiar administrador de propiedad
Cada pocos años, el WEG vota sobre el administrador. Sin embargo, si se hace evidente en el período previo a las elecciones que el administrador titular ya no recibirá la mayoría, comienza la búsqueda de nuevos candidatos. En caso de asumir esta tarea en su WEG, deberá obtener tres ofertas e informar a los copropietarios con la suficiente antelación. Permita al menos tres meses de anticipación. Es mejor que los WEG más pequeños comiencen antes. A menudo necesita más intentos para encontrar suficientes candidatos. El antiguo gerente, si todavía está en el cargo, debe convocar y realizar la reunión de propietarios. Así que ayuda a determinar su propio sucesor.
Lo que debe considerar al cambiar
Idealmente, el contrato expira en paralelo con el pedido. De lo contrario, los propietarios deben cumplir con los períodos de notificación acordados y asegurarse de que el nuevo gerente siempre vincule el pedido y el período del contrato. De lo contrario, podría suceder que la WEG destituya al administrador de su cargo, pero el contrato continúa y persiste el reclamo de remuneración.
Ejemplo: El administrador ha sido designado por tiempo indefinido. Entonces la duración máxima es de cinco años. Sin embargo, la junta de propietarios puede despedirlo en cualquier momento por mayoría simple, siempre que no se haya acordado nada más (por ejemplo, solo por una razón importante). El contrato finaliza cuando su duración se ha limitado al mandato. En ausencia de tal cláusula, continúa aplicándose. Además, no todos los contratos pueden rescindirse fácilmente, por ejemplo, porque contienen un plazo mínimo. Sin embargo, si existe una razón importante para el despido, como un procedimiento de insolvencia o la falta de ejecución de las resoluciones, el WEG puede en cualquier caso rescindir el contrato sin previo aviso.
