Archivar documentos y mantenerlos seguros puede convertirse rápidamente en un desafío. Porque con el tiempo, hay toneladas de papeles, facturas y contratos que hay que clasificar y etiquetar. Para que no te pierdas la pista, te explicamos lo que debes saber sobre el tema.
Para almacenar los documentos correctamente, se necesita paciencia y perseverancia, pero el trabajo vale la pena, porque todos saben: "El orden es la mitad de la batalla". Si ya no quiere buscar en vano documentos importantes en la pila de papel de su escritorio, puede hacer su vida más fácil con solo unos pocos pasos.
Pero, ¿qué significa realmente un documento? En principio, los documentos contienen información relevante o importante. Estos no siempre tienen que estar en papel, también pueden contener información digital de cualquier tipo. Sin embargo, siempre sirven como garantía legal, de modo que la presente carta pueda probar exactamente lo que se planeó o llevó a cabo, por ejemplo, documentan un pago u otras transacciones legalmente significativas.
Periodos de conservación de documentos
A diferencia de las empresas, los comerciantes o los autónomos, los particulares no suelen estar sujetos a ningún requisito de retención legal. La única excepción son las facturas de comerciante, que deben probar que no se ha realizado ningún trabajo ilegal ( párrafo 14b (1) de las UStG ). Sin embargo, es aconsejable archivar otros documentos importantes durante un cierto período de tiempo. Deben respetarse al menos los siguientes períodos de retención:
- al menos dos años
No existe un período de retención regulado para los contratos de venta, recibos, facturas y documentos de garantía. Sin embargo, al comprar bienes nuevos, se concluye un contrato de compra de acuerdo con el Código Civil alemán, que tiene una validez de dos años. Además, debe conservar las facturas de comerciante, facturas de médicos, abogados y notarios durante el mismo período de tiempo.
- al menos cinco años
Reclamaciones y reclamaciones por defectos en el hogar.
- al menos seis años
Las personas con altos ingresos con un salario anual de más de 500.000 euros anuales deben conservar sus extractos bancarios durante al menos seis años.
- alrededor de 30 años
Sentencias judiciales, notificaciones de reclamación y expedientes de juicio
- para toda la vida
Algunos documentos deben conservarse de por vida. Estos incluyen informes médicos, certificados de formación, diplomas, certificados de nacimiento, certificados de bautismo, certificados de matrimonio, certificados de defunción de miembros de la familia y documentos para calcular las pensiones. Este último también incluye contratos de trabajo, nóminas y registros de seguridad social.
- documentos fiscales privados
En general, no es necesario conservar los documentos fiscales privados. Sin embargo, si una evaluación de impuestos está marcada como "provisional" o "sujeta a revisión", los documentos deben conservarse hasta que se hayan aclarado por completo.
- Contratos de préstamo y pólizas de seguro
Los contratos de productos bancarios deben estar disponibles durante todo el plazo y durante aproximadamente tres años después de que finalice este plazo. Lo mismo se aplica a los documentos del seguro.
Diseñar el sistema de archivo de documentos
Un sistema de archivo bien estructurado es la mejor manera de mantener los documentos seguros y largos. El tipo de almacenamiento que elija depende principalmente de sus preferencias. Para oficinas pequeñas y pocos documentos, un armario pequeño es suficiente para que pueda deslizarlo debajo del escritorio. Sin embargo, si no desea tener problemas de espacio más adelante, debe invertir directamente en un armario espacioso que ofrezca suficiente espacio de almacenamiento para archivos y carpetas. Para los documentos que no necesita todo el tiempo, puede comprar varias carpetas Din-A4, que etiqueta en consecuencia y proporciona separadores. También puede utilizar el color de la carpeta para aclarar el contenido diferente. Por ejemplo, todas las carpetas de construcción de viviendas pueden ser verdes y las carpetas de finanzas negras.Aquellos que prefieren carpetas uniformes deben dar importancia al etiquetado preciso para que los papeles necesarios estén a mano rápidamente.
Para documentos importantes que se utilizan una y otra vez en la oficina, son adecuados los archivos colgantes etiquetados, que se guardan en un archivador colgante correspondiente. El tamaño, el color y el diseño del gabinete se pueden seleccionar individualmente.
Pero el registro de casetes, que consta de casetes de plástico en formato DIN A4 apaisado, también es adecuado para el acceso directo y rápido a archivos individuales.
Si tiene papeles en la oficina o en casa que necesita una y otra vez o que todavía necesitan ser procesados, simplemente puede colocarlos en una bandeja de cartas. Sin embargo, evite recopilar demasiados documentos allí, de lo contrario, el desorden volverá a aparecer rápidamente.
Los archivos de suspensión tienen la ventaja de que los documentos no tienen que perforarse. Los documentos simplemente se colocan sueltos en la carpeta y también se pueden quitar rápidamente de nuevo.
Casete de documentos ignífugo
Los cassettes de documentos a prueba de fuego son ideales para proteger documentos importantes como pasaportes o certificados de nacimiento en caso de incendio o inundación. Pueden soportar altas temperaturas durante hasta 60 minutos y son extremadamente estables y robustos, por lo que los ladrones apenas tienen ninguna posibilidad. Las dimensiones de la mayoría de los casetes corresponden al formato DIN A4 y, por lo tanto, también pueden almacenar carpetas DIN A4 o registros completos. También tienen un asa y, por lo tanto, se pueden transportar fácilmente.
Almacenamiento digital de documentos
La cantidad de documentos que se recopilan a lo largo de la vida suele ser bastante considerable. Pero no es raro que no haya suficiente espacio para almacenar todos los documentos. Una solución aquí es el almacenamiento digital de los documentos Hay varios software de archivo de documentos. Esto requiere una investigación precisa sobre qué software es adecuado para usted. Si principalmente desea guardar correos electrónicos, esto puede ser un problema para algunos programas. Un buen programa de archivo no solo puede manejar documentos en papel o PDF escaneados, sino que también debe asignar automáticamente los correos electrónicos y sus archivos adjuntos a los archivos electrónicos correctos.
Si prefiere digitalizar sus documentos usted mismo sin software, necesitará un buen escáner y suficiente espacio de almacenamiento en forma de disco duro externo. Hay mucho que decir sobre el escaneo de sus documentos: si guarda documentos en formato electrónico y en copia, puede protegerlos contra pérdida o destrucción. También puede ahorrar espacio de oficina y potencialmente dinero. Y por último, pero no menos importante, mejorará la organización de su oficina: el archivo electrónico crea orden y claridad.
Es recomendable crear un segundo disco duro externo para estar seguro para que no se pierdan datos. Los discos duros con función de espejo son una solución bastante segura para almacenar datos importantes. El principio: hay dos discos duros en una carcasa. Los dos discos duros se comunican entre sí y reflejan su contenido, dos veces mejor. Si una de las placas está defectuosa, siempre existe la segunda.
Sin embargo, después de 5 a 10 años, es recomendable comprar un disco duro nuevo, porque los medios de almacenamiento digital también tienen una vida útil limitada. Si un disco duro de un sistema llamado raid muestra fallas, debe comprar dos nuevos. Las interfaces y conexiones entre el medio de almacenamiento y la computadora también cambian de vez en cuando, otra razón para transferir los datos a nuevas unidades externas.
Una vez que haya digitalizado sus documentos, por supuesto, también es importante crear un orden en el disco duro. Simplemente puede crear una estructura de carpetas adecuada con el nombre apropiado. También tiene la opción de etiquetar los archivos individuales. Cuando se trata del tipo de archivo, debe utilizar formatos probados y comprobados como JPEG.webp y PDF, que también prometen cierta garantía de futuro. Es mejor evitar formatos de archivo exóticos.
Al menos las carpetas que contienen documentos confidenciales deben estar encriptadas. La función de cifrado estándar del sistema operativo suele ser suficiente para esto. Asegúrese de anotar la contraseña y guardarla en un lugar que pueda recordar dentro de 10 años; si la olvida, casi no hay posibilidad de acceder a los datos cifrados. El cifrado es particularmente esencial si su computadora tiene acceso a Internet, porque ahora hay muchos troyanos en circulación, especialmente para sistemas Windows, que pueden espiar los datos de otras computadoras.
La digitalización de documentos lleva algún tiempo, pero ahorra mucho espacio.
Almacene documentos en línea en la nube
El almacenamiento en línea también se puede utilizar para archivar datos. Es fácil y económico, si no gratis. Hay muchos proveedores: Dropbox, Amazon o Google Drive son algunos de los grandes servicios. Pero aquellos que confían en servicios prácticos en la nube también deben tener mucha confianza: en última instancia, usted entrega sus datos a otras empresas. Son tan seguros como los hace el proveedor respectivo. También puede tener costos de funcionamiento y no tener control sobre el futuro del proveedor de servicios. Por lo tanto, el almacenamiento en la nube no es la primera opción para datos sensibles.
Almacenar documentos externamente
La empresa berlinesa Deba Bauarchiv GmbH ofrece un servicio especial para propietarios. Se ha especializado en el almacenamiento y manejo de documentos de propietarios mayoritariamente privados. “Los clientes nos traen sus archivos, los indexamos y los almacenamos con nosotros bajo precauciones de seguridad especiales”, explica el Director Gerente Ben Stoffregen. Si el cliente necesita un documento o una copia, puede solicitarlo a Deba, que se lo enviará por correo postal o mensajería. Porque los documentos se pierden una y otra vez al moverse. "Eso le costó mucho dinero a un cliente actual: para agregar otro piso a su casa, tuvo que gastar decenas de miles de euros en nuevas estadísticas y otros análisis".