La factura de los servicios públicos es una tarea ardua todos los años. Pero como propietario, no puede evitar enviar las declaraciones detalladas a sus inquilinos. Después de todo, solo puede reembolsar demasiados anticipos y, sobre todo, exigir pagos adicionales.
Pero es importante ser particularmente meticuloso al facturar los costos auxiliares. Las imprecisiones y los errores pueden vengarse rápidamente aquí. En el peor de los casos, una factura de servicios públicos incorrecta puede incluso resultar en que usted se quede con los costos que el inquilino debería haber pagado.
Aunque es bien sabido que la facturación debe ser correcta, en promedio cada segundo contiene errores. Para que no caiga en la trampa del error, hemos recopilado la información esencial para usted, le informamos sobre los derechos y obligaciones del arrendador y nombramos los errores más comunes en la factura de servicios públicos.
Plazos para la factura de servicios públicos
Si se acuerda el pago por adelantado de los costos adicionales en el contrato de alquiler, el propietario debe preparar una declaración de costos adicionales. Cuando esto tiene que suceder está claramente regulado en § 556 BGB: Aunque no hay un período de facturación fijo que siempre correspondería al año calendario, por ejemplo, se estipula que la facturación debe realizarse anualmente.
¿Cuándo debe hacerse la factura de servicios públicos?
Los propietarios están obligados legalmente a enviar al inquilino la factura de servicios públicos a más tardar al final del duodécimo mes después del final del período de facturación. Si llega más tarde, ya no se podrán realizar reclamaciones adicionales. Sin embargo, cualquier crédito debe pagarse al inquilino incluso en caso de creación tardía. Asegúrese de no perder esta cita.
¿Hasta cuándo puede el inquilino objetar la factura de servicios públicos?
Si el inquilino ha recibido la factura de servicios públicos, puede consultarla cuando lo desee. Si tiene objeciones, puede plantearlas hasta el final del duodécimo mes después de la entrega de la declaración. Después de este tiempo, el inquilino ya no tiene la oportunidad de actuar.
El inquilino debe pagar cualquier pago adicional que figure en la factura de servicios públicos a más tardar 30 días después de recibir la carta. Por cierto, esto también se aplica si ha descubierto errores en la contabilidad o sospecha de tales errores. En este caso, el inquilino solo debe realizar el pago bajo reserva.
¿Qué debe contener la declaración de cargo por servicio?
En principio, la factura de servicios públicos debe hacerse por escrito. Se debe proporcionar la siguiente información:
- ¿Para qué período de facturación se aplica la lista?
- ¿Qué es la clave de distribución?
- ¿Cuál es la participación del inquilino?
- ¿Qué anticipos ya ha realizado el inquilino?
- ¿Qué tan altos son los costos totales por tipo de costo?
No es necesario enumerar la composición de los costos totales por tipo de costo. Si el inquilino quiere saber cómo se generó esta suma, puede ver los recibos del propietario. Debe poder presentárselo si lo solicita.
Otra nota importante con respecto al contenido de la factura de servicios públicos es que debe ser comprensible y clara para el inquilino. Por lo tanto, intente, también en su propio sentido, evitar el contenido innecesario.
La clave de distribución se utiliza en la factura de servicios públicos para determinar qué inquilino debe pagar qué proporción de los costos de servicios públicos.
¿Qué es la clave de distribución?
La clave de distribución es decisiva para la liquidación de los costos accesorios porque se utiliza para determinar qué inquilino debe pagar qué proporción de los costos accesorios. A menos que se especifique lo contrario, los costos operativos de acuerdo con § 556a se asignarán de acuerdo con la proporción del espacio habitable. Sin embargo, a diferencia de esto, también se puede acordar una clave de distribución basada en otros criterios. Esto podría ser, por ejemplo:
- consumo
- Unidades residenciales
- Número de personas que viven en el apartamento
- Metros cúbicos del apartamento
De acuerdo con la ley, los costos adicionales que dependen del comportamiento del inquilino deben asignarse de manera que correspondan a los diferentes consumos. Esto se aplica, por ejemplo, a los costes de calefacción o al consumo de agua.
¿Qué costos adicionales puede cobrar el arrendador?
Si usted, como arrendador, hace la declaración, debe contener todos los costos adicionales que se registraron en el contrato de alquiler y que el inquilino estaba obligado a pagar. De acuerdo con la ley 17, generalmente se permiten diferentes tipos de costos auxiliares, que se establecen en la Sección 2 de la Ordenanza de costos operativos (BetrKV):
- Gastos públicos en curso de la propiedad
- Suministro de agua
- drenaje
- calentador
- Agua caliente
- Sistemas de suministro de agua caliente y calefacción conectados
- Costos de ascensor
- Limpieza viaria y recogida de basura
- Limpieza de edificios y control de plagas
- Mantenimiento de jardines
- Encendiendo
- Limpieza de chimeneas
- Seguro de propiedad y responsabilidad
- Vigilante
- Antena comunitaria o conexión de red de banda ancha
- Instalaciones de lavandería
- Otros costos
Error en la factura de servicios públicos: debes evitarlo
Además de las cosas mencionadas anteriormente que debe considerar al establecerse, existen otras trampas en las que el propietario puede caer. Estos errores en la facturación de servicios públicos son particularmente comunes:
- Facturación demasiado tarde
Dado que la factura de servicios públicos consume mucho tiempo, muchos propietarios a menudo la posponen durante mucho tiempo. Sin embargo, debe cumplir absolutamente con los plazos mencionados anteriormente si no desea arriesgarse a sufrir pérdidas financieras: el inquilino debe tener la factura de servicios públicos a más tardar el duodécimo mes después del final del período de facturación.
- Costos adicionales que no están en el contrato de alquiler.
El error que ocurre con especial frecuencia cuando se facturan los costos auxiliares es que se enumeran los artículos que el inquilino no tiene que pagar de acuerdo con el contrato de alquiler. Al concluir el contrato de alquiler, verifique cuidadosamente si se enumeran todos los elementos necesarios y luego asegúrese de que solo está facturando estos costos al crear la declaración de cargo por servicio.
- Clave de distribución incorrecta
También es importante que no cometa el error de facturar los cargos por el servicio y utilizar una clave de distribución diferente a la especificada en el contrato de alquiler.
- Error en la asignación de costos de calefacción y agua caliente.
En el caso de numerosos costos operativos, la clave de distribución se puede utilizar para la facturación, con costos de calefacción y costos de agua caliente, sin embargo, usted como propietario está obligado por ley (§ 7 Ordenanza de costos de calefacción) a asignar al menos el 50 por ciento y como máximo el 70 por ciento según el consumo real, el resto se basa en la vida o Superficie útil facturada. Los dispositivos de conteo correspondientes deben estar disponibles en los apartamentos para esto. Debe cumplir absolutamente con este requisito, porque si se desvía de él, el inquilino puede reducir los costos facturados en al menos un 15 por ciento. La Corte Federal de Justicia lo resolvió en 2003 (BGH VIII TR 67/03).
- Ciclo de facturación incorrecto
Especialmente cuando hay un cambio de inquilino, siempre hay errores en la factura de servicios públicos. Por supuesto, cada inquilino solo puede ser utilizado para los costos en los que incurrió durante el período en el que utilizó el apartamento.
- Facturación de gastos accesorios no prorrateados
Al facturar los costos auxiliares, asegúrese de facturar solo los artículos prorrateados. Las medidas de mantenimiento u otros gastos que no estén incluidos en los costos especificados en la Ordenanza de costos operativos no pueden cargarse al inquilino. Por cierto, esto se aplica incluso si uno de los elementos no válidos está incluido en el contrato de alquiler.
- No se tienen en cuenta los apartamentos vacantes
Si un apartamento está vacío, simplemente no se puede dejar fuera de la clave de facturación y distribución. El arrendador generalmente asume los costos de los apartamentos vacantes.
- Revelaciones faltantes
La factura de servicios públicos a veces es bastante elevada. Por lo tanto, la información se olvida rápidamente, pero debe incluirse. Los contenidos esenciales son:
- Período de facturación
- Clave de distribución
- Participación del arrendador
- Detalles de los anticipos realizados
- Resumen de elementos de coste individuales
- También se facturan locales comerciales
Si el espacio de alquiler en la casa se usa comercialmente, no debe integrarse en la declaración de costos auxiliares generales. Deben facturarse por separado.
- Faltan elementos de costo individuales
No es suficiente indicar simplemente los costos totales incurridos en el período de facturación en el estado de cuenta del cargo por servicio. El inquilino tiene derecho a ver los distintos tipos de costos individualmente. Sólo así podrá comprender su papel. Y esta es la única forma en que puede verificar de manera significativa los recibos de los costos mencionados, que debe poner a su disposición para su inspección cuando lo solicite.
